DATENSCHUTZERKLÄRUNG

ALLGEMEINES
Wir, die VoG VIVA – Voll Inklusiv Voll Aktiv (VIVA Ostbelgien VoG), nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“ genannt) im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (EU) Nr. 2016/679 vom 27. April 2016 und den entsprechenden Ausführungsbestimmungen. Die Datenerfassung geschieht ausschließlich zur Umsetzung der Vereinsziele.
Mit der EU-Datenschutzgrundverordnung werden die Rechte bezüglich Ihrer Daten gestärkt. Sie erhalten das Recht auf Auskunft über ihre Daten und wofür die Daten im Verein verwendet werden. Sie erhalten das Recht auf Berichtigung, Einschränkung und auf Löschung ihrer Daten.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist der Vorstand bzw. der Verwaltungsrat, vertreten durch die Präsidentin/ den Präsidenten.
Der Datenschutzbeauftragte des Vereins ist die Sekretariatskraft. An sie können Sie sich wenden, wenn Sie Fragen oder Beschwerden bezüglich der Verarbeitung Ihrer Daten haben. Telefonisch 0496/93 23 81 oder per E-Mail datenschutz[at]viva-ostbelgien.be

DIE VERARBEITUNG VON DATEN
Sie haben das Recht zu erfahren, wozu der Verein ihre Daten braucht.
In Anwendung von Artikel 9:3 des Gesetzbuches vom 23. März 2019 der Gesellschaften und Vereinigungen, Teil 3 – Buch 9 – VoGs führen wir ein Mitgliederregister. Dieses umfasst folgende Angaben:
Person 1 (Kontaktperson): Vorname, Name, Wohnsitz, Telefon, E-Mail, mit Beeinträchtigung (ja/nein)
Person 2-4: (Teilnehmer) Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Beeinträchtigung (ja/nein)
Ehrenamtlich betätigen? (ja/nein)

Zur Organisation und Verwaltung der Vereinstätigkeiten führen wir eine Mitgliederliste mit weiteren Informationen. Diese Liste umfasst folgende Angaben:
Kontaktperson (bei Minderjährigen der Erziehungsberechtigte): Vorname, Name, Adresse, Mobilnummer, E-Mail-Adresse
Teilnehmer: Vorname, Name, Geburtsdatum, Beeinträchtigung (ja/nein – wenn ja kurze Beschreibung), Allergien (ja/nein – wenn ja kurze Beschreibung)
Diese Listen werden in verschlüsselten Excel-Dateien durch die Sekretariatskraft, 0496/93 23 81, datenschutz[at]viva-ostbelgien.be  geführt.

DATENSICHERHEIT
Alle organisatorischen und technischen Maßnahmen zum Schutz der Daten sind gegeben. Dazu gehören Passwortschutz, Virenschutz, Firewall, regelmäßige Updates und Sicherungskopien.
Unser Mailserver und unsere Webseite werden durch folgenden Dienstleister gehostet (verwaltet): PIXELBAR GmbH, Klebankgasse 16, 4700 Eupen, 087/30 65 40, hello[at]pixelbar.be

WEITERGABE AN DRITTE
Die Mitgliederlisten mit den oben beschriebenen Daten gehen an folgende Drittpersonen oder Einrichtung. Dies geschieht im Rahmen unserer vertraglichen Verpflichtungen, unserer Vereinsstruktur oder Vorgaben unserer Versicherung. Eine sonstige Weitergabe von Daten an Dritte geschieht nicht, bzw. nur mit dem Einverständnis der Mitglieder.

• Anbieter, Trainer oder Betreuer unserer Freizeit- und Ferienaktivitäten erhalten nur die relevanten Angaben, um im Notfall Kontakt herstellen zu können und Aktivitäten angepasst vorbereiten zu können. Das sind im Einzelnen: Name der Eltern,     Mobil-Nummer, Name des Kindes, Alter des Kindes, Art der Beeinträchtigung, Allergien falls vorhanden.
• Reisebüros, über die Reisen abgewickelt werden, erhalten die relevanten Daten für Flug, Hotel, Versicherung. Die ehrenamtlichen Begleiter von Flugreisen erhalten ebenfalls eine Liste mit den wichtigsten Kontaktdaten sowie andere relevante Daten in Form eines ausgefüllten Fragebogens durch die Eltern, Teilnehmer bzw. Erzieher.
• Beim Abonnement unseres Newsletters, werden für die Versandabwicklung Daten (E-Mail-Adresse) beim Newsletter-Versandanbieter BREVO hinterlegt.

Der Verein VoG VIVA – Voll Inklusiv Voll Aktiv (VIVA Ostbelgien VoG) berichtet regelmäßig über seine Aktivitäten in folgenden Medien:

• Eigene Website
• E-Mailing, Newsletter
• WhatsApp Status, WhatsApp Community, WhatsApp Gruppen
• Facebook, Instagram
• Tätigkeitsberichte
• Presseberichte
• Jahresberichte

Personenbezogene Daten werden in diesem Rahmen nicht veröffentlicht. In der Regel sind es Bekanntmachungen von Aktivitäten, Angeboten, Rückblicke. Bei der Verwendung von Bildmaterial in den sozialen Medien werden die Persönlichkeitsrechte respektiert.

In Tätigkeitsberichten (an die DSL, Sponsoren oder für Projektanträge) werden ebenfalls keine personenbezogenen Daten und ggf. neutrales Bildmaterial verwendet. Per WhatsApp wird über die verschiedenen Funktionen nach Bedarf kommuniziert mit Personen, die beigetreten sind.
E-Mailings (alle Adressaten im BCC) bzw. zukünftige Newsletter werden in der Regel nach Interessen der Mitglieder gefiltert versandt.

Bei der Verwendung von Bildmaterial achten wir auf Ihr Recht am eigenen Bild. Aufnahmen von Einzelpersonen werden nicht veröffentlicht. Möchten wir dennoch einzelne Personen individuell abbilden, wird vor der Veröffentlichung das ausdrückliche Einverständnis der betroffenen Personen eingeholt.
Die Verwendung von Fotos, Ton- und Videoaufzeichnungen oder sonstigem Material auf privaten Webseiten oder Social Media der Vereinsmitglieder geschieht ausdrücklich auf deren Verantwortung.

WIDERRUFSRECHT
Sie können ihr Einverständnis zur Nutzung der Daten jederzeit widerrufen. Senden Sie dazu Ihren Widerruf per E-Mail an datenschutz[at]viva-ostbelgien.be

AKTIVE EINWILLIGUNG ZU DER OBEN BESCHRIEBENEN DATENNUTZUNG
Mit der Einwilligung erkläre ich, dass ich mit der Erfassung und Nutzung meiner Daten durch den Verein VoG VIVA – Voll Inklusiv Voll Aktiv (VIVA Ostbelgien VoG) einverstanden bin. Ich bin darüber informiert, dass ich jederzeit mein Einverständnis per E-Mail widerrufen kann.